Alto's Documentation

Find Answers to Your Questions

Как получать уведомления о низком запасе товара

Работа со складским учетом полностью зависит от вашего желания. Правильное управление запасами товаров играет важную роль в выполнении обязательств перед клиентами и позволяет бизнесу процветать.

Функция уведомлений о низком уровне запасов является частью системы складского учета, которую Alto’s предлагает для предотвращения проблем с дефицитом на складе ваших ингредиентов и продуктов. Включив эту функцию, вы можете получать уведомления о низком запасе ингредиентов/продуктов на свою электронную почту.

Чтобы начать получать уведомления на электронную почту об ингредиентах/продуктах, которых мало или нет в наличии:

  1. Во-первых, убедитесь, что в вашем бэк-офисе включена функция уведомлений о минимальном уровне запасов (обычно она включена по умолчанию). Перейдите в боковое меню бэк-офиса во вкладки «Настройки» —> > «Функции», проверьте включена ли на переключателе функция «Уведомления о минимальном уровне запасов», если нет, то включите эту функцию, нажав на переключатель.
  1. Следующий шаг, перейдите в боковом меню бэк-офиса во вкладки «Позиции» — > >  «Список позиций», если это ингредиент то во вкладки Позиции — >>  «Ингредиенты».
  1. Нажмите на позицию, для которой хотите получать уведомления о минимальном запасе. В разделе «Складской учет» включите переключатель «Учет остатков позиции». Кроме этого в этом разделе можете выбрать основного поставщика вашего продукта из списка существующих поставщиков, ввести себестоимость продукта (позиции, товара и т.д.) за единицу по умолчанию.

Аналогичным образом происходит работа с ингредиентами. Нажмите на ингредиент, для которого хотите получать уведомления о низком запасе. В разделе «Складской учет» включите переключатель «Учет остатков позиции».

  1. Затем в разделе «Филиалы» нажмите на соответствующую локацию бизнеса. Во всплывающем окне:
  • введите/отредактируйте цену позиции для этого филиала (это поле недоступно для ингредиентов);
  • ввести/отредактировать фактическое количество позиции/ингредиента на строке «В наличии»;
  • ввести/отредактировать оптимальное количество позиции/ингредиентов на строке «Оптимальный остаток». При оптимальном количестве запасов система автоматически рассчитывает (оптимальный запас минус фактический запас) и рекомендует количество заказа при создании заказа на покупку этой позиции/ингредиента;
  • введите/отредактируйте количество, при котором вы хотите получать уведомления о минимальном запасе на строке «Низкий остаток»;
  • Нажмите на кнопку «СОХРАНИТЬ».
  1. Не забудьте сохранить изменения, прежде чем покинуть страницу позиции/ингредиента.
  1. Теперь вы начнете получать ежедневные уведомления о низком запасе позиции/ингредиентов на свою электронную почту.
  1. Чтобы проверить текущий уровень запасов товаров в режиме реального времени, не дожидаясь уведомления, перейдите в боковое меню бэк-офиса  во вкладки «Позиции» —  >>  «Список позиций». На правой стороне экрана в столбце «В наличии» увидете количество товаров для каждой позиции, где включена функция «Учет остатков позиции». Товары на уровне минимального запаса и с нулевым запасом имеют соответствующие уведомления оранжевого и красных цветов («Низкий остаток» и «Нет на складе»).

Для ингредиентов применяются аналогичные действия (Бэк-офис > «Позиции» — > > «Ингредиенты»).

  1. Внесение изменений, как в примере выше, для каждой позиции по отдельности может занять много времени. Для ускорения работы можно сделать это все сразу.
  1. Экспортируйте список позиций/ингредиентов в формате .CSV или Excel, откройте его для редактирования.
  1. Внесите необходимые изменения в столбцы «Учет остатков позиции», «В наличии» и «Низкий остаток» для каждой позиции. Обратите внимание, что Y и N в столбце «Учет остатков позиции» означают, что функция «включена» или «отключена» соответственно.
  1. Закончив редактирование файла, сохраните и импортируйте обновленный файл обратно в систему.