Заказы на покупку — один из основных инструментов опции «Складской учет» в Alto’s. Здесь вы можете создавать заказы на покупку и сохранять их для дальнейшего использования. Alto’s позволяет вам сохранять информацию о поставщиках, которую можно использовать для отправки заказов на покупку напрямую вашим поставщикам со списком позиций, которые вы ожидаете получить.
Поставщики
- В боковом меню бэк-офиса нажмите на вкладки «Складской учет» — > > «Поставщики». Для создания нового поставщика в верхней части окна нажмите на синюю кнопку (+).
- В окне «Добавить поставщика» заполните необходимые поля. Наименование поставщика должно быть уникальным, чтобы избежать ошибок при создании заказов на покупку. Вся дополнительная информация о поставщике будет использоваться для создания заказов на покупку. Нажмите на кнопку «Сохранить».
- Как введете все данные о поставщиках в систему, можете перейти к созданию заказов на покупку.
Создание заказов на покупку
- В боковом меню бэк-офиса нажмите на вкладки «Складской учет» — > > «Заказы». Для создания заказа на покупку в верхней части окна нажмите на синюю кнопку (+).
- В окне «Заказ на поставку» выберите поставщика из заранее заведенного списка. Далее выберите в какой из ваших локаций (филиалов) вы хотите, чтобы заказ был доставлен. Укажите дату заказа в поле «Дата заказа», укажите дату поставки товара в поле «Ожидаемая дата поставки». Также вы можете добавить примечание к вашему заказу для поставщика.
- Затем под блоком «Позиции» перейдите в раздел «Позиция» , нажмите на зеленый значок (+). В поле поиска введите название, артикул или штрих-код товара, который хотите добавить в список заказов.
- Или в блоке «Позиции» нажмите «АВТОЗАПОЛНЕНИЕ», чтобы выбрать «Все товары от поставщика».
- Перейдите в столбец «Количество», чтобы ввести количество позиций, которое хотите заказать. Столбец «Ожидается» показывает ожидаемое количество позиций, которое должно быть получено на основе существующих заказов на покупку, сделанных ранее, но еще не доставленных.
- Нажмите на поле «Количество» элемента, чтобы ввести необходимое количество, выйдете из окна.
- Нажмите на зеленый значок (+) в разделе «Дополнительные расходы», здесь можете добавить другие дополнительные расходы.
- После того, как вы подготовили список позиций для заказа, можете нажать «СОХР. ЧЕРНОВИК» для дальнейших исправлений. Или нажмите на кнопку «СОЗДАТЬ», если хотите добавить заказ на покупку.
- Теперь ваш новый заказ на покупку добавлен в список заказов на покупку.
- Нажмите на заказ в списке заказов на покупку, чтобы просмотреть его детали.
- Нажмите на вертикальное многоточие (⋮) в правом верхнем углу окна заказа на поставку. Нажмите «Отправить» в выпадающем меню, чтобы отправить заказ поставщику на электронную почту. В выпадающем меню доступны дополнительные операции.
- Введите адрес электронной почты поставщика, нажмите на красную кнопку «ОТПРАВИТЬ». Таким образом вы отправили свой заказ на покупку в виде прикрепленного файла pdf.
- Чтобы подтвердить доставленный заказ, нажмите кнопку «Получить».
- Нажмите на «ОТМЕТИТЬ ВСЕ ПОЛУЧЕННЫЕ», если все заказанное количество доставлено в соответствии с заказом на покупку. Или перейдите в столбец «К получению», чтобы ввести фактическое количество, полученное к каждой позиции.
- Как закончите ввод количества полученных позиций, нажмите кнопку «ПОЛУЧИТЬ» для завершения процесса покупки.
- Далее вы увидите обновленный список полученных позиций (ПН – приходные накладные) в соответствии с доставленным количеством. Заказы на покупку (ПН — приходные накладные) имеют следующие 4 статуса: черновик, в ожидании, частично и закрыто.
